Priimassa voidaan hallinnoida käyttäjätunnusten voimassaoloa käyttäjäkohtaisesti Käyttäjät-näkymässä, mutta useissa tilanteissa voi olla kätevää tehdä tämä automatisoidusti.
Automatisoitu tunnusten voimassaoloajan päättyminen
Priimassa on mahdollista automatisoida tunnusten voimassaoloajan umpeutuminen. Hallinnointi – Käyttäjät > Tunnusten voimassaolo ja poisto -näkymässä voidaan määritellä, kuinka monen päivän päästä viimeisimmästä kirjautumisesta tunnuksen voimassaolo umpeutuu.
Asetus toimii myös siinä tapauksessa, että käyttäjä ei ole koskaan kirjautunut tunnuksella. Tällöin voimassaolo umpeutuu, kun asetettu määrä päiviä on kulunut luontiajankohdan jälkeen. Voimassaoloajan umpeutuminen tarkoittaa, että tunnuksella ei voi enää kirjautua ympäristöön. Tunnusta ei kuitenkaan poisteta kokonaan eli ympäristön hallinnoija voi tarvittaessa aktivoida tunnuksen uudelleen poistamalla eräpäivän.
Automatisoitu tunnusten poisto
GDPR:n mukaisista tietojen poistoista voi huolehtia helpommin automaattisen käyttäjien poistamisen avulla. Automatisoidussa käyttäjien poistossa voidaan määrittää, kuinka monta päivää käyttäjätunnuksen voimassaolon päättymisen jälkeen tunnus poistetaan. Tunnuksen voimassaolo voidaan asettaa heti käyttäjätunnusta luotaessa tai sen jälkeen, ja sitä voidaan myös muokata. Olennaista on pohtia, kuinka kauan tunnuksia on syytä säilyttää Priimassa.
Oppijoilla ei yleensä ole kurssisisällöissä materiaaleja, vaan lähinnä vastauksia esimerkiksi lomakkeisiin, testeihin ja palautustehtäviin. Käyttäjää poistettaessa poistetaan kaikki nämä vastaukset ja palautukset, eikä tehtävien tilastoihin jää näkyviin mitään tietoa käyttäjästä. Ympäristössä säilytetään ainoastaan lukumääränä tieto suoritetuista kursseista ja suorittaja näkyy nimettömänä.
Kouluttajan ja kurssin hallinnoijan osalta säilytetään kaikki materiaalit, jotka ovat kursseilla käytössä. Niiden omistajuus siirretään poiston yhteydessä toiselle henkilölle. Kun käyttäjänpoisto tehdään manuaalisesti, voidaan valita se henkilö, jolle materiaalit siirretään. Automaattisen poiston yhteydessä materiaalit siirretään ennakkoon valitulle tietylle käyttäjälle.
Automaattisen poiston voi ottaa käyttöön kohdassa: Hallinnointi > Käyttäjät > Tunnusten voimassaolo ja poisto
- Toiminnossa voi valita, kuinka monta päivää käyttäjätunnuksen voimassaolon päättymisen jälkeen tunnus poistetaan. Näin voidaan varmistua, ettei poisteta käytössä olevaa tunnusta.
- Poistettavien tunnusten ajo tapahtuu kerran vuorokaudessa, yöaikaan.
- Toiminnossa valitaan samalla, kenelle käyttäjälle materiaalit siirretään poiston yhteydessä. (Tämä on pakollinen tieto.)
